REȘEDINȚELE TERMALE AFORIA
POLITICA DE DEPOZITARE ȘI DISTRUGERE
1. Scopul Politicii
Scopul politicii noastre de păstrare și distrugere a datelor cu caracter personal este de a stabili filosofia, scopul și planul de acțiune pe care noi, în calitate de operator de date, le vom urma în determinarea timpului maxim necesar pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, precum și în ștergerea, distrugerea și anonimizarea acestora. În acest context, obiectivul nostru este de a informa angajații noștri, personalul administrativ, vizitatorii, companiile colaboratoare și toate terțele părți afiliate cu Deva Tekstil Madencilik İnşaat Petrol Ürünleri Sanayi Ve Ticaret Limited Şirketi (denumită în continuare Aforia Thermal Residences) cu privire la prelucrarea datelor și la drepturile lor. Ne propunem să asigurăm transparența în această chestiune și să acționăm cu respect față de datele cu caracter personal și, în consecință, față de confidențialitate.
2. Baza politicii
Politica noastră a fost creată ca o cerință a articolelor 5 și 6 din „Regulamentul privind ștergerea, distrugerea sau anonimizarea datelor cu caracter personal” (Regulamentul), care a fost publicat în Monitorul Oficial din 7.4.2016 și numerotat 6698 (Legea KVK nr. 6698) și 28.10.2017 și numerotat 30224.
3. Domeniul de aplicare al Politicii
Politica noastră acoperă angajații noștri, personalul administrativ, vizitatorii, instituțiile cu care colaborăm și toate persoanele fizice și juridice aflate în relații juridice cu Aforia Thermal Residences, inclusiv toate datele lor personale, fie ele de natură specială sau nu, așa cum sunt definite în KVKK nr. 6698. Această politică acoperă, de asemenea, datele personale conținute în sisteme în care datele sunt prelucrate prin mijloace complet sau parțial automatizate sau prin mijloace neautomatizate, cu condiția ca acestea să facă parte dintr-un sistem de înregistrare a datelor, așa cum este specificat în KVKK nr. 6698. Cu excepția cazului în care se specifică altfel în prezenta politică, datele personale și datele personale speciale sunt denumite colectiv „Date cu caracter personal”.
4. Definiții
| Persoana de contact | Persoana reală ale cărei date cu caracter personal sunt prelucrate, |
|---|---|
| Date personale | Orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă, |
| Categorii speciale de date cu caracter personal | Date privind rasa, originea etnică, opiniile politice, convingerile filozofice, religia, secta sau alte convingeri, aspectul și îmbrăcămintea, apartenența la asociații, fundații sau sindicate, sănătatea, viața sexuală, condamnările penale și măsurile de siguranță ale persoanelor, precum și datele biometrice și genetice, |
| Consimțământ explicit | Consimțământ referitor la un subiect specific, bazat pe informare și exprimat cu voință liberă, Operator de date: Persoana fizică sau juridică care stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal și este responsabilă de instituirea și gestionarea sistemului de înregistrare a datelor. |
| Prelucrarea datelor cu caracter personal: | Orice operațiune efectuată asupra datelor cu caracter personal, cum ar fi obținerea, înregistrarea, stocarea, conservarea, modificarea, rearanjarea, divulgarea, transferul, preluarea, punerea la dispoziție, clasificarea sau împiedicarea utilizării datelor cu caracter personal, prin mijloace complet sau parțial automate sau prin mijloace neautomate, cu condiția ca aceasta să facă parte dintr-un sistem de înregistrare a datelor. |
| Distrugere | Ștergerea, distrugerea sau anonimizarea datelor cu caracter personal, |
| Tabel de stocare și distrugere a datelor cu caracter personal: | Tabelul care prezintă perioadele în care datele cu caracter personal vor fi păstrate la Aforia Thermal Residences, |
| Inventarul de prelucrare a datelor cu caracter personal: | Inventarul în care operatorii de date creează o evidență detaliată a activităților lor de prelucrare a datelor cu caracter personal, pe care le desfășoară în legătură cu procesele lor comerciale, prin corelarea scopurilor prelucrării datelor cu caracter personal, a categoriei de date, a grupului de destinatari căruia îi sunt transferate datele și a grupului de persoane vizate, precum și prin explicarea perioadei maxime necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care sunt prelucrate datele cu caracter personal, a datelor cu caracter personal care urmează a fi transferate în străinătate și a măsurilor luate în ceea ce privește securitatea datelor. |
| Ștergerea datelor cu caracter personal | Procesul de a face datele cu caracter personal inaccesibile și nereutilizabile pentru utilizatorii relevanți, |
| Distrugerea datelor cu caracter personal | Procesul de a face datele cu caracter personal inaccesibile, irecuperabile și reutilizabile de către oricine, |
| Anonimizare: | Datele cu caracter personal ar trebui să fie imposibil de asociat în niciun fel cu o persoană fizică identificată sau identificabilă, chiar dacă sunt comparate cu alte date. |
| Distrugere periodică | În cazul în care toate condițiile de prelucrare a datelor cu caracter personal specificate în lege sunt eliminate, procesul de ștergere, distrugere sau anonimizare specificat în politica de stocare și distrugere a datelor cu caracter personal, care va fi efectuat din oficiu la intervale recurente, |
| Sistem de înregistrare a datelor | Sistemul de înregistrare în care datele cu caracter personal sunt structurate și prelucrate conform anumitor criterii, |
| Bord | Se referă la Comitetul pentru protecția datelor cu caracter personal. |
5. Principii generale bazate pe politică
Operatorul de date, Aforia Thermal Residences, acționează în conformitate cu principiile stabilite mai jos atunci când prelucrează datele.
5.1. Datele cu caracter personal pot fi prelucrate numai în conformitate cu procedurile și principiile prevăzute în KVKK nr. 6698 și în alte legi.
5.2. La prelucrarea datelor cu caracter personal trebuie respectate următoarele principii:
a) Respectarea legii și a regulilor de onestitate.
b) Fiind exacte și actualizate atunci când este necesar.
c) Prelucrarea în scopuri determinate, explicite și legitime.
d) Sunt conectate, limitate și proporționale cu scopul pentru care sunt prelucrate.
d) Stocarea pe perioada prevăzută de legislația relevantă sau în scopul pentru care sunt prelucrate.
6. Medii de înregistrare reglementate de Politică
Orice mediu care conține date cu caracter personal prelucrate prin mijloace complet sau parțial automate sau prin mijloace neautomate, cu condiția să facă parte dintr-un sistem de înregistrare a datelor, este considerat suport de înregistrare.
7. Atribuțiile și competențele Comitetului pentru protecția datelor cu caracter personal
7.1. Comitetul pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal este responsabil pentru anunțarea prezentei Politici către unitățile de afaceri relevante și pentru monitorizarea îndeplinirii cerințelor acesteia de către unitățile Aforia Thermal Residences.
7.2. Comitetul pentru protecția datelor cu caracter personal face anunțurile și notificările necesare pentru a se asigura că unitățile de afaceri relevante respectă modificările legislației privind protecția datelor cu caracter personal, acțiunile de reglementare și deciziile Comitetului pentru protecția datelor cu caracter personal (Comitetul), hotărârile instanțelor sau modificările proceselor, aplicațiilor și sistemelor și pentru a-și actualiza procesele de afaceri, dacă este necesar.
7.3. Comitetul pentru protecția datelor cu caracter personal stabilește procedurile de revizuire, evaluare, urmărire și finalizare a KVKK nr. 6698 și a regulamentelor secundare, a deciziilor și regulamentelor Consiliului, a hotărârilor instanțelor judecătorești și a altor decizii și/sau solicitări ale autorităților competente și le anunță unităților relevante.
8. Ce trebuie făcut în cazul eliminării condițiilor de prelucrare a datelor cu caracter personal
8.1. În cazul în care scopul prelucrării datelor cu caracter personal este eliminat, consimțământul explicit este revocat sau toate condițiile de prelucrare a datelor cu caracter personal prevăzute la articolele 5 și 6 din Legea nr. 6698 privind protecția datelor cu caracter personal sunt eliminate sau dacă apare o situație în care nu se aplică niciuna dintre excepțiile din articolele menționate anterior, datele cu caracter personal pentru care au fost eliminate condițiile de prelucrare vor fi șterse, distruse sau anonimizate de către unitatea operațională relevantă, ținând cont de nevoile operaționale, în limitele prevederilor articolelor 7-10 din Regulament și cu explicarea justificării metodei aplicate. Cu toate acestea, în cazul unei hotărâri judecătorești definitive, trebuie aplicată metoda de distrugere dispusă prin hotărârea instanței.
8.2. Toți utilizatorii și deținătorii de date ai unităților Aforia Thermal Residences care prelucrează sau stochează date cu caracter personal trebuie să verifice suporturile de înregistrare a datelor pe care le utilizează, cel puțin o dată la șase luni, pentru a determina dacă au fost eliminate condițiile legate de prelucrare. La cererea deținătorului de date sau la notificarea Consiliului de Administrație sau a unei instanțe judecătorești, utilizatorii și unitățile relevante vor efectua această verificare a suporturilor de înregistrare a datelor pe care le utilizează, indiferent de perioada de inspecție periodică.
8.3. Ca urmare a revizuirilor periodice sau dacă se constată în orice moment că condițiile de prelucrare a datelor au încetat să existe, utilizatorul relevant sau proprietarul datelor va decide dacă va șterge, distruge sau anonimiza datele cu caracter personal relevante de pe suporturile sale de stocare în conformitate cu prezenta politică. În caz de îndoială, se va consulta unitatea de afaceri a proprietarului relevant al datelor. Dacă este necesară o decizie de distrugere a datelor cu caracter personal deținute în Sistemele Informatice Centrale cu drept de proprietate asupra datelor de către mai multe părți interesate, se va solicita avizul Comitetului pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal, iar unitatea de afaceri a proprietarului relevant al datelor va decide dacă va stoca, șterge, distruge sau anonimiza datele cu caracter personal în conformitate cu prezenta politică.
8.4. Toate operațiunile legate de ștergerea, distrugerea sau anonimizarea datelor cu caracter personal sunt înregistrate, iar înregistrările în cauză sunt păstrate timp de cel puțin un an, excluzând alte obligații legale.
8.5. În conformitate cu articolele 4 și 7 din Regulament, metodele aplicate pentru ștergerea, distrugerea și anonimizarea datelor cu caracter personal vor fi explicate în Procedura de distrugere a datelor care va fi publicată după intrarea în vigoare a prezentei Politici.
8.6. La ștergerea, distrugerea sau anonimizarea datelor cu caracter personal, este obligatoriu să se acționeze în conformitate cu principiile generale prevăzute la articolul 4 din Legea nr. 6698 privind protecția datelor (KVKK) și cu măsurile tehnice și administrative care trebuie luate în cadrul articolului 12, cu prevederile legislative relevante, cu deciziile Consiliului de administrație și cu politica de stocare și distrugere a datelor cu caracter personal.
8.7. Atunci când o persoană fizică care face obiectul unor date cu caracter personal se adresează Aforia Thermal Residences în temeiul articolului 13 din Legea nr. 6698 privind protecția datelor cu caracter personal și solicită ștergerea, distrugerea sau anonimizarea datelor sale cu caracter personal, unitatea de afaceri relevantă a proprietarului datelor examinează dacă au fost îndeplinite toate condițiile pentru prelucrarea datelor cu caracter personal. Dacă au fost îndeplinite toate condițiile de prelucrare, datele cu caracter personal care fac obiectul solicitării vor fi șterse, distruse sau anonimizate. În acest caz, solicitarea va fi finalizată în termen de treizeci de zile de la data solicitării, așa cum este detaliat în Procedura de distrugere a datelor, iar solicitantul va fi informat prin intermediul comisiei competente. Dacă au fost îndeplinite toate condițiile pentru prelucrarea datelor cu caracter personal și datele cu caracter personal care fac obiectul solicitării au fost transferate către o terță parte, unitatea de afaceri relevantă a proprietarului datelor va notifica imediat terța parte căreia i-au fost transferate datele și se va asigura că sunt luate procedurile necesare cu terța parte în temeiul Regulamentului.
8.8. În cazurile în care nu au fost eliminate toate condițiile pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, cererile de ștergere sau distrugere a datelor din partea proprietarilor de date cu caracter personal pot fi respinse de Aforia Thermal Residences, cu o justificare furnizată în conformitate cu articolul 13, alineatul 3 din Legea privind protecția datelor cu caracter personal nr. 6698. Orice respingere va fi notificată persoanei relevante în scris sau electronic în termen de cel mult 30 de zile.
8.9. Cererile de ștergere sau distrugere a datelor cu caracter personal vor fi luate în considerare numai dacă identitatea persoanei relevante a fost stabilită. Cererile formulate în afara acestor canale vor fi direcționate către canalele prin care se poate face identificarea sau verificarea.
9. Implementarea Politicii, Cazuri de Încălcare și Sancțiuni
9.1. Această Politică va intra în vigoare după ce va fi anunțată tuturor angajaților și va fi obligatorie pentru toate unitățile de afaceri, consultanții, furnizorii externi de servicii și oricine altcineva care prelucrează date cu caracter personal la Aforia Thermal Residences, de la data intrării sale în vigoare.
9.2. Va fi responsabilitatea supervizorilor angajaților relevanți să monitorizeze dacă angajații Aforia Thermal Residences respectă cerințele Politicii. Dacă se detectează vreo încălcare a Politicii, problema va fi raportată imediat supervizorului direct de către supervizorul angajatului relevant. Dacă încălcarea este semnificativă, supervizorul va notifica imediat Comitetul pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal.
9.3. Se vor lua măsurile administrative necesare împotriva angajaților care încalcă politica, după o evaluare efectuată de departamentul de Resurse Umane.
9.4. Pentru a îndeplini cerințele politicii, Aforia Thermal Residences ia toate măsurile de securitate necesare, inclusiv măsurile prevăzute de standardul ISO și de toate ministerele relevante.
10. Persoanele implicate în stocarea și distrugerea datelor cu caracter personal și responsabilitățile acestora
La Aforia Thermal Residences, toți angajații, consultanții, furnizorii externi de servicii și oricine altcineva care stochează și prelucrează date cu caracter personal la Aforia Thermal Residences sunt responsabili pentru îndeplinirea cerințelor de distrugere a datelor specificate în Regulamentul nr. 6698 privind Legea privind protecția datelor cu caracter personal (KVKK) și în prezenta Politică. Fiecare unitate de afaceri este responsabilă pentru stocarea și protejarea datelor generate în propriile procese de afaceri. Cu toate acestea, dacă datele generate se află exclusiv în sisteme informatice care nu se află sub controlul și autoritatea unității de afaceri, datele în cauză vor fi stocate de unitățile responsabile de sistemele informatice. Distrugerea periodică care ar afecta procesele de afaceri și ar duce la perturbarea integrității datelor, pierderea datelor sau consecințe contrare reglementărilor legale va fi efectuată de către departamentele relevante ale sistemelor informatice, ținând cont de tipul de date cu caracter personal implicate, de sistemele în care se află acestea și de unitatea de afaceri care deține datele.
11. Perioadele de stocare și distrugere a datelor cu caracter personal
Perioadele de păstrare și distrugere a datelor cu caracter personal sunt enumerate mai jos. Aceste perioade de păstrare și distrugere vor fi luate în considerare pentru distrugerea periodică sau la cerere. Tabelul privind perioadele de păstrare și distrugere a datelor cu caracter personal va fi actualizat de către unitățile de afaceri care dețin procesele enumerate în tabel, ținând cont de evaluarea Comitetului pentru protecția datelor cu caracter personal în caz de dubiu.
Articolul 146 din Codul turc al obligațiilor nr. 6098: 10 ani
Legislație relevantă: Pentru perioada prescrisă
12. Perioade de distrugere periodică
Perioada de distrugere periodică a datelor cu caracter personal este determinată de unitățile de afaceri relevante care dețin datele. Această perioadă nu poate depăși în niciun caz 6 (șase) luni.
13. Intrarea în vigoare
13.1. Politica va intra în vigoare la data publicării.
13.2. Este responsabilitatea Comitetului pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal să anunțe politica în cadrul Aforia Thermal Residences și să efectueze actualizările necesare.
Salutări.
Societatea cu Răspundere Limitată Deva, Industria Textilă, Minerit, Construcții, Produse Petroliere, Industrie și Comerț (Rezidențe Termice Aforia) (Operator de date)
Adresă: cartierul Dörtyol, strada Demirçevre nr: 1/1 Centru/Afyonkarahisar
E-mail: kvkk@aforiathermal.com.tr
Telefon: 90 272 252 57 57
Adresa Kep: devatekstil@hs01.kep.tr